Guide
Comment éviter les vols et les erreurs de caisse ?
Déléguer la caisse est inévitable dès que l'activité grandit, mais c'est aussi là que naissent les écarts. Plus que la méfiance, c'est une organisation simple qui protège à la fois l'entreprise et l'employé honnête.
Essai gratuit de la formule Business, sans carte bancaire, sans engagement.
1. Donnez à chacun seulement l'accès dont il a besoin
Celui qui encaisse n'a pas besoin de voir le total de la caisse ni vos marges. Moins il en voit, moins il y a de tentation et de jalousie. Donnez le rôle qui permet de noter les ventes et de rien d'autre.
2. Tout doit laisser une trace
Une suppression ou une modification de montant doit toujours être attribuée : qui, quand, quoi. Savoir que chaque geste est tracé suffit, à lui seul, à prévenir beaucoup d'écarts.
3. Comptez le soir, avec la personne qui a tenu la caisse
Comparez l'argent réel au solde noté, en présence de l'employé. Un écart repéré le jour même se règle ; un écart découvert un mois plus tard devient une accusation.
4. Corrigez au lieu d'effacer
Quand une erreur est faite de bonne foi, elle se corrige en laissant visible l'ancienne valeur. Une erreur effacée sans laisser de trace ressemble à une fraude, même quand elle n'en est pas une.
5. Séparez ceux qui encaissent et ceux qui contrôlent
Idéalement, celui qui note les ventes n'est pas celui qui vérifie le solde. Même dans une petite équipe, vous (ou une personne de confiance) devez être celui qui contrôle.
Comment Lagfo vous aide
Le rôle Saisie note les ventes et voit l'historique sans voir le solde ni les marges ; chaque suppression demande un motif et, dès la formule Business, « Ce qui est tracé » garde chaque suppression, modification de montant ou annulation avec son auteur ; chaque correction est enregistrée avec son auteur. Vous gardez la main sans surveiller en permanence.
En vidéo
Les histoires
- Histoire 17 · L'écart du soir : Le soir, la caisse comptée ne colle pas avec Lagfo : 14 000 F d'écart. Avec Lagfo, le journal de la caisse du jour montre le doublon, qu'on annule avec un motif, sans rien effacer en silence.
- Histoire 26 · Un zéro de trop : Le soir, Lagfo affiche 103 500 F de plus que la caisse : une chemise notée 115 000 F au lieu de 11 500 F. Fatou corrige le montant, la caisse tombe juste, et avec la formule Business la correction reste tracée.
- Histoire 14 · Le vendeur qui s'en va : Le vendeur qui tenait le cahier quitte la boutique : que devient ce qu'il a noté ? Avec Lagfo, Awa retire son accès en un geste, ses saisies restent à son nom et ce qui est tracé ne s'efface pas.
Les tutoriels
- Tutoriel 06 · Consulter l'historique : Retrouver n'importe quel mouvement : par jour, par compte, par période ou par mot.
- Tutoriel 18 · Inviter son équipe : Donner accès à un membre de votre équipe, avec un rôle qui ne montre que l'utile.
Combien vous coûte, chaque mois, la caisse que vous ne pouvez pas surveiller vous-même ?
Avec Lagfo, vous invitez vos employés avec un rôle limité à la saisie (ils ne voient pas les soldes), chaque mouvement porte le nom de son auteur et une suppression demande un motif. Vous protégez votre argent et l'employé honnête. Testez-le gratuitement avec la formule Business, sans carte bancaire.
Essai gratuit de la formule Business, sans carte bancaire, sans engagement.
Questions fréquentes
Mon employé peut-il supprimer un mouvement sans que je le sache ?
Pas avec le rôle Saisie : il peut seulement annuler sa propre saisie dans la minute qui suit. Seuls le gestionnaire et le propriétaire peuvent supprimer un mouvement, avec un motif obligatoire ; dès la formule Business, la suppression est aussi enregistrée avec son nom et la date dans « Ce qui est tracé » (1 mois affiché en Business, 3 mois en Entreprise).
Vaut-il mieux faire confiance ou contrôler ?
Les deux : on fait confiance parce qu'on contrôle. Un contrôle simple et régulier protège l'entreprise sans froisser personne.
Lagfo est-il gratuit ? Que contient l'essai gratuit ?
Oui, pour tenir votre caisse et suivre la trace de votre argent : la formule Cahier de Lagfo est gratuite à vie. En plus, un essai gratuit de la formule Business, sans carte bancaire et sans engagement : facturation illimitée à votre image, relances WhatsApp, stock, dettes fournisseurs et tableau de bord de trésorerie. À la fin de l'essai, si vous ne choisissez pas de formule payante, vous repassez automatiquement sur la formule Cahier gratuite : rien n'est supprimé et vous pouvez exporter vos données.
À lire aussi
Essai gratuit de la formule Business, sans carte bancaire, sans engagement.